Elektronische Signaturen für Steuerberater und Anwaltskanzleien

Beim Umgang mit sensiblen Dokumenten wie Jahresabschlüssen, Steuervereinbarungen oder Kundenverträgen schreibt das Gesetz bestimmte Standards für elektronische Signaturen vor, um Sicherheit und Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.

SES

Einfache elektronische Signatur

  • Grundlegendes Sicherheitsniveau
  • Geeignet für Dokumente ohne formelle Anforderungen und geringem Haftungsrisiko
  • Ideal für interne Freigaben, einfache Verträge oder Zustimmungserklärungen
AES

Erweiterte elektronische Signatur

  • Höheres Sicherheitsniveau
  • Stellt sicher, dass der Unterzeichner eindeutig identifizierbar und mit dem Dokument verknüpft ist
  • Geeignet für Dokumente ohne formelle Anforderungen, aber mit kalkulierbarem Haftungsrisiko
QES

Qualifizierte elektronische Signatur

  • Höchstes Maß an Vertrauen und Sicherheit
  • Rechtlich gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift gemäß EU-Recht (eIDAS) und Schweizer Recht (ZertES)
  • Erforderlich für Dokumente mit gesetzlichen Formvorschriften oder hohem Haftungsrisiko
Steuerberater und Anwaltskanzleien müssen Vorschriften wie eIDAS, ZertES, BGB/OR, DSGVO und FADP einhalten. Die Wahl des richtigen Standards für elektronische Signaturen gewährleistet:

  • Rechtsgültigkeit unterzeichneter Dokumente
  • Einhaltung nationaler und EU-Vorschriften
  • Maximaler Datenschutz und Kundenvertrauen
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Welcher Signaturstandard soll verwendet werden?

Preis pro Unterschrift = 0,1 Punkte

Einfache elektronische Signatur (SES)

  • Interne Notizen und Memos
  • Fragebögen zur Kundenaufnahme
  • Einverständniserklärungen (geringes Risiko)
  • Routinekorrespondenz
KOSTENLOS TESTEN PREISE PRÜFEN
Preis pro Unterschrift = 0,3 Punkte

Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)

  • Jahresabschlüsse (sofern keine schriftliche Form erforderlich ist)
  • Steuerberechnungen und -vereinbarungen
  • Auftragsbestätigungen mit Kunden
  • Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
KOSTENLOS TESTEN PREISE PRÜFEN
Price per signature = 1.5 point

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

  • Kundenverträge mit Schriftformvorschrift (BGB/OR)
  • Finanzielle Vereinbarungen mit hohem Wert
  • Vollmachten
  • Gerichtliche Eingaben oder Einreichungen, die der Schriftform bedürfen
KOSTENLOS TESTEN PREISE PRÜFEN

FAQ

Ist eine elektronische Signatur für Steuer- und Rechtsdokumente rechtsgültig?

Ja. Je nach Art des Dokuments sind SES-, AES- oder QES-Signaturen nach EU-Recht (eIDAS) und Schweizer Recht (ZertES) rechtsverbindlich. QES ist der einzige Standard, der die gleiche Rechtswirksamkeit wie eine handschriftliche Unterschrift hat.

Woher weiß ich, welchen Signaturstandard ich verwenden soll?

Das hängt vom Dokument ab. Bei Dokumenten mit geringem Risiko kann SES ausreichend sein. Für Finanzberichte und Verträge ohne formale Anforderungen wird oft AES empfohlen. Für Dokumente mit formalen Anforderungen (z. B. Verträge nach BGB/OR) ist QES erforderlich.

Können meine Kunden unterschreiben, ohne ein Konto zu erstellen?

Ja. Kunden können über einen per E-Mail versendeten Einladungslink unterschreiben, auch wenn sie kein eigenes E-Signatur-Konto haben.

Wo werden signierte Dokumente gespeichert? Auch ohne eigenes E-Signatur-Konto.

Elektronisch signierte Dokumente können in Ihrem bestehenden Dokumentenmanagementsystem, Ihrer Kanzleisoftware oder sicher in der Cloud gespeichert werden. Sie können sie auch herunterladen und lokal archivieren.

Benötige ich spezielle Hardware wie einen USB-Stick oder eine Smartcard?

Nein. Die Unterzeichnung kann über das Mobiltelefon oder den Computer bestätigt werden, was einfacher ist als herkömmliche Methoden.

Sind elektronische Signaturen mit der DSGVO und den Schweizer Datenschutzgesetzen konform?

Ja. AES und QES erfüllen die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards gemäß DSGVO (EU) und FADP (Schweiz).

Kann ich einen elektronisch unterzeichneten Vertrag ausdrucken und in Papierform aufbewahren?

Ja. Sie können den digital signierten Vertrag ausdrucken, aber die Rechtsgültigkeit liegt immer in der digitalen Version mit ihrem Signaturzertifikat.