Signatures électroniques pour les conseillers fiscaux et les cabinets d'avocats

Lors du traitement de documents sensibles tels que les comptes annuels, les accords fiscaux ou les contrats avec les clients, la loi impose certaines normes pour les signatures électroniques afin de garantir la sécurité et la validité juridique.

SES

Signature électronique simple

  • Niveau de sécurité de base
  • Convient aux documents sans exigences formelles et à faible risque de responsabilité
  • Idéal pour les validations internes, les contrats simples ou les déclarations de consentement
AES

Signature électronique avancée

  • Niveau de sécurité plus élevé
  • Garantit que le signataire est clairement identifiable et associé au document.
  • Convient aux documents sans exigences formelles, mais avec un risque de responsabilité calculable
QES

Signature électronique qualifiée

  • Niveau maximal de confiance et de sécurité
  • Légalement équivalent à une signature manuscrite selon le droit de l'UE (eIDAS) et le droit suisse (SCSE)
  • Nécessaire pour les documents soumis à des exigences formelles légales ou présentant un risque de responsabilité élevé
Les conseillers fiscaux et les cabinets d'avocats doivent se conformer à des réglementations telles que eIDAS, SCSE, BGB/OR, DSGVO et FADP . Le choix de la bonne norme pour les signatures électroniques garantit :

  • la validité juridique des documents signés
  • Conformité aux réglementations nationales et européennes
  • Protection maximale des données et confiance du client
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CE QUE NOUS SOLVONS

Quelle norme de signature doit être utilisée ?

Prix par signature = 0,1 point

Signature électronique simple (SES)

  • Notes et mémos internes
  • Questionnaires d'accueil des clients
  • Déclarations de consentement (risque faible)
  • Correspondance de routine
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Prix par signature = 0,3 point

Signature électronique avancée (AES)

  • Comptes annuels (si aucune forme écrite n'est requise)
  • Calculs et accords fiscaux
  • Confirmations de commande avec les clients
  • Accords de confidentialité (NDA)
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Prix par signature = 1.5 point

Signature électronique qualifiée (QES)

  • Contrats clients avec prescription de la forme écrite (BGB/OR)
  • Accords financiers de grande valeur
  • Procurations
  • Démarches ou dépôts judiciaires nécessitant la forme écrite
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FAQ

Une signature électronique est-elle juridiquement valable pour les documents fiscaux et juridiques ?

Une signature électronique est-elle juridiquement valable pour les documents fiscaux et juridiques ? Oui. Selon le type de document, les signatures SES, AES ou QES ont une valeur légale selon le droit européen (eIDAS) et le droit suisse (SCSE). QES est la seule norme qui a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.

Comment savoir quelle norme de signature utiliser ?

Cela dépend du document. Pour les documents à faible risque, SES peut être suffisant. Pour les rapports financiers et les contrats sans exigences formelles, AES est souvent recommandé. Pour les documents avec des exigences formelles (par exemple les contrats selon le BGB/OR), QES est nécessaire.

Mes clients peuvent-ils signer sans créer de compte ?

Oui. Les clients peuvent signer via un lien d'invitation envoyé par e-mail, même s'ils ne disposent pas de leur propre compte de signature électronique.

Où sont stockés les documents signés ? Même si vous n'avez pas de compte de signature électronique.

Les documents signés électroniquement peuvent être stockés dans votre système de gestion de documents existant, dans le logiciel de votre cabinet ou en toute sécurité dans le cloud. Vous pouvez également les télécharger et les archiver localement.

Ai-je besoin de matériel spécifique, comme une clé USB ou une carte à puce ?

Non. La signature peut être confirmée par téléphone portable ou par ordinateur, ce qui est plus simple que les méthodes traditionnelles.

Les signatures électroniques sont-elles conformes au RGPD et aux lois suisses sur la protection des données ?

Oui. AES et QES répondent aux normes les plus élevées en matière de sécurité et de protection des données, conformément au RGPD (UE) et au FADP (Suisse).

Puis-je imprimer un contrat signé électroniquement et le conserver sous forme papier ?

Oui, vous pouvez imprimer le contrat signé numériquement, mais la validité juridique réside toujours dans la version numérique accompagnée de son certificat de signature.